Playground a développé une plateforme web unique, permettant de planifier et d’opérer les dispositifs de transport, d'hébergement et de restauration, spécialement dédiée à l'organisation de grands événements sportifs. Nous proposons ainsi une plateforme flexible et personnalisable à chaque événement, qui centralise les informations tout en prenant en compte les spécificités de chaque secteur.
En tant qu'organisateur, offrez à vos clients la possibilité de gérer l'ensemble de leurs demandes sur un outil de qualité aux couleurs de votre événement, et bénéficiez d'une plateforme performante pour opérer et planifier les dispositifs en fonction de ces données.
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Plateforme web accessible par plusieurs utilisateurs permettant la centralisation et le partage de données en temps réel
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3 modules connectés entre eux : Hébergement - Transport - Restauration
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Un Front Office aux couleurs de l'événement, permettant aux clients de gérer chacune de leurs demandes personnalisées
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2 applications facilitant la gestion en phase opérationnelle : l'une pour le transport, l'autre pour la restauration
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Accès “Read Only” permettant de communiquer sans risque l'ensemble de la planification effectuée
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Données fiables fournies à l’organisateur pour son bilan et ses statistiques
Hébergement
Un outil unique d’affectation des participants permettant d’élaborer les roomings lists en confrontation avec les allotements :
- Gestion des hôtels, des types de chambres et des allotements
- Gestion des demandes de séjours et affectations
- Exports de rooming lists détaillées par hôtels et par populations
- Données détaillées et fiables permettant le contrôle de la facturation
La transversalité de la plateforme permet l'interconnexion des données avec le transport pour la gestion des arrivées/départ, et l'édition de fiches de départ par hôtels.
Grâce à Element, fourni par Playground, nous avons géré l'ensemble de l'hébergement du staff du comité d'organisation sur un outil facile, ludique et performant.
Le nombre d'utilisateurs et l'instantanéité des données ont permis un travail d'équipe de chaque instant avec une communication facile et agile. Chacun parle le même langage, visionne et opère les même données.
Les rapports générés pour les hôtels correspondent pleinement à leurs attentes.
Enfin, le lien avec le module transport optimise le temps de traitement et donc l'efficacité !
Transport
Un outil unique de planification et d'interaction avec les chauffeurs :
- Identification des chauffeurs, des véhicules et des sites
- Gestion et suivi des plannings et shifts chauffeurs - Communication avec les chauffeurs via l'application Element Driver
- Affectation et suivi des transferts
- Timeline : Planification et suivi des opérations en direct - Connecté à Google Maps
- Interface client en front office avec suivi des demandes et envoi de textos
- Rapports et exports complets des transferts et shifts chauffeurs
Dans le cadre des opérations Transport des coupes du monde féminine 2019 et U20 (2018), ainsi que de ses événements annexes (tirage au sort, congrès), le Comité d'organisation a pu compter sur l'accompagnement et l'ingénierie des équipes de Playground pour planifier et opérer le Transport événementiel.
Des intervenants de grande qualité (superviseurs, dispatchers, agents d'accueil) ont renforcé le dispositif et se sont parfaitement intégrés aux équipes du LOC.
Aussi, afin de planifier et optimiser le transport événementiel (flotte véhicules, planning chauffeurs, gestion et suivi temps réel de courses, reporting, aide à la facturation), le LOC a fait le choix du logiciel Element pour un pilotage efficace de l'activité. L'outil est performant et a permis de combiner une planification sur chacun des 9 sites de compétition avec une supervision en central au PCO.
L'accompagnement des équipes Playground dans le paramétrage, puis le pilotage de l'outil a été un atout considérable pour la réussite des événements.
Element Driver
Element Driver est une application mobile disponible sur iOs et Androïd permettant la transmission des informations et le suivi des transferts avec les chauffeurs de l’événement, de manière sécurisée et centralisée.
- Envoi des informations via l’application
- Suivi de la réalisation des missions
- Ergonomique et ludique
- Interconnexion avec app GPS (Waze et Google Maps)
Element Driver m’a permis de prendre confiance pour réaliser ma mission ; notamment sur les trajets last minute, l’outil me fournissait les informations nécessaires aux pick up quasi immédiatement, sans risques d’oubli ou de consignes non précises.
Restauration
Un outil unique de planification et de suivi de la consommation :
- Attribution d'une référence unique par client en lien avec l'accréditation
- Gestion des droits en restauration par personne et par jour
- Application mobile de lecture et de consommation des droits
- Exports complets et analyses permettant l'ajustement journalier du dispositif
- Données détaillées et fiables permettant le contrôle de la facturation
Pour une pleine réussite opérationnelle des championnats du monde de lutte 2017 à l’Accorhotels Arena à Paris, la société Playground a su opérationnaliser son ingénierie de qualité par une réponse technique adaptée, simple et efficace.
Grâce à l'utilisation du module Restauration de Element, nous avons pu planifier et gérer les droits de restauration de l'ensemble des accrédités de l'événement. Le suivi des chiffres, jour par jour, nous a permis d'ajuster au mieux les commandes, et de suivre la facturation finale.
L'application de lecture des droits a remplacé l'utilisation classique des tickets de restauration : impact écologique réduit, et pas de gestion des pertes éventuelles des tickets, cela a grandement fluidifié les accès aux espaces de restauration !
